Home  |  Organisatie  |  Vacatures
 
22 februari 2018
 

Eisen aan de administratie

In welke vorm u uw onderneming ook start, zorg in ieder geval vanaf het begin voor een goede administratie. Niet alleen omdat u als ondernemer daartoe wettelijk verplicht bent, maar het helpt u ook om op tijd nieuwe ontwikkelingen te voorzien, daarop in te spelen en op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen. Een goed opgezette en overzichtelijke administratie is van groot belang voor:

  • uw bedrijfsvoering. U krijgt zicht op uw inkomsten en uitgaven en daarmee ook op uw winstgevendheid.
  • het invullen van uw belastingaangiften. De administratie vormt de basis van uw aangiften. Wij moeten deze aangiften snel en goed kunnen controleren. Als uw administratie niet volledig is, niet binnen redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, dan kan dat vervelende gevolgen hebben. Wij zullen dan zelf uw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het niet eens bent met die berekening, dan zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet 'omkering van de bewijslast'.
  • het bewijs tegenover Departamento di Impuesto. Departamento di Impuesto moet kunnen controleren hoeveel belasting u verschuldigd bent. Daarom is het belangrijk dat u bewijzen van kosten die u maakt goed bewaart.

Hoe lang moet u uw administratie bewaren?
Iedere ondernemer is verplicht zijn administratie 10 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Overigens ook het Wetboek van Koophandel verplicht een ondernemer om zijn administratie 10 jaar te bewaren. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. U moet er dus voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht.

Wat behoort allemaal tot uw administratie?
Alle gegevens over uw onderneming die u of uw adviseur, op papier of in elektronische vorm vastlegt, behoren tot uw administratie. In het kader 'Zie ook' vindt u een link naar een toelichting over het digitaal archiveren van bescheiden. 

Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens bijvoorbeeld:

  • het kas- en bankboek
  • het grootboek/journaalbladen
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de voorraadadministratie
  • de in- en verkoopadministratie
  • de loonadministratie (payroll, loonstaten en verzamelloonstaten)
  • de kolommenbalansen inclusief de voorafgaande journaalposten en de aansluiting met de jaarstukken (brugstaten)
  • de jaarstukken met bijlagen/de accountantsrapporten

Naast deze basisgegevens zal vaak sprake zijn van overige gegevens. In het kader 'Zie ook' vindt u een link naar een lijst van deze overige gegevens.

Als u uw onderneming in de vorm van een N.V. drijft, behoren ook tot uw administratie:

  • notulen van aandeelhoudersvergaderingen
  • notulen van directievergaderingen
  • managementletters